Ponieważ dbamy o Państwa prywatność oraz bezpieczeństwo danych, które nam Państwo powierzyliście chcemy zachęcić Państwa do zapoznania się z poniższą informacją.

Niniejsza Polityka Prywatności Check Systems (dalej również „Polityka Prywatności” lub „Polityka”) dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z systemu BeautyCheck (dalej również „System”). Na System składa się Konto na stronie https://beautycheck.pl/ (dalej również jako „Strona”) oraz Konto w aplikacji BeautyCheck (dalej również jako „Aplikacja”). Niniejsza Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu, który jest również dostępny w odpowiedniej zakładce na Stronie. Wszelkie pojęcia, które nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce, a są pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

• O nas

Check Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Legionowie (dalej „Check Systems”) odpowiada za działanie Systemu. O ile nie zaznaczono inaczej przetwarzamy dane osobowe, o których mowa w niniejszej Polityce jako administrator w związku z korzystaniem przez Państwa z Systemu i usług dodatkowych przez nas świadczonych. W tej roli jesteśmy odpowiedzialni za ustalenie celu i zasad przetwarzania danych osobowych.

Niezależnie od naszej roli administratora danych, działamy także jako podmiot przetwarzający Dane Osobowe w Państwa imieniu. Wtedy to Państwo decydują jakie Dane Osobowe nam powierzają i w jakim celu. Więcej informacji o powierzeniu przetwarzania danych znajdą Państwo w sekcji „Umowa powierzenia przetwarzania Danych Osobowych zawierana z Check Systems” poniżej.

W niniejszym dokumencie słowa: my, nasze oraz nas odnoszą się do Check Systems, chyba że wyraźnie zaznaczono inaczej.

Mogą się Państwo z nami skontaktować korzystając z poniższych danych kontaktowych:
Check Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Legionowie
adres: ulica Norwida 2C, 05-120 Legionowo
E-mail: rodo@checksystems.pl

• Rodzaje przetwarzanych danych i źródło ich pozyskania

Kiedy używają Państwo naszego Systemu jako Użytkownik Niezarejestrowany, możemy przetwarzać pewne kategorie danych osobowych, pod warunkiem, że zdecydują się Państwo skorzystać z odpowiednich funkcjonalności:

• informacje związane z instalowaniem plików cookies, o których mowa w Polityce Plików cookies – w zakresie w jakim informacje te stanowią dane osobowe
• dane związane z zapisem na newsletter: adres e-mail
• dane związane z korzystaniem z formularza kontaktowego: imię, adres e-mail, treść korespondencji
• dane związane ze złożeniem skarg, w tym: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane kontaktowe potencjalnego pełnomocnika wraz ze źródłem umocowania, treść skargi, dalsza korespondencja związana ze skargą
• dane związane z komunikacją marketingową w przypadku wyrażenia zgody
• dane związane z udziałem w organizowanych przez nas wydarzeniach webinariach, szkoleniach, w tym dane identyfikacyjne i kontaktowe
• dane związane z korzystaniem z naszych profili na social mediach, w tym dane wynikające z profili użytkowników, treści komentarzy/wiadomości

Kiedy używają Państwo naszego Systemu jako Klient zakładający lub posiadający Konto, w zależności od okoliczności, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne umożliwiające rejestrację Konta w Systemie i zawarcie Umowy o Korzystanie z Systemu:imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), login i hasło (hasło przechowujemy jedynie w postaci zaszyfrowanej i nie mamy do niego dostępu)
• informacje związane z instalowaniem plików cookies, o których mowa w Polityce Plików cookies – w zakresie w jakim takie informacje stanowią dane osobowe
• dane związane z zapisem na newsletter: adres e-mail
• dane związane z korzystaniem z formularza kontaktowego: imię, adres e-mail, treść korespondencji
• dane związane z realizacją Umowy o Korzystanie z Systemu, a mianowicie dane dotyczące aktywności w Systemie, dane związane z zakupionymi pakietami (planami taryfowymi), produktami, płatnościami, ewentualna treść komunikacji etc.
• dane związane z uczestnictwem w programach organizowanych przez Check Systems np. Programie Ambasadorskim; w przypadku Programu Ambasadorskiego – dane Ambasadora (gdy jest osobą fizyczną): takie jak utworzony kod polecający oraz link polecający, statystyki dotyczące działalności Ambasadora takie jak - dane dotyczące rejestracji z polecenia, dane Poleconych Użytkowników, którym Ambasador polecił System, dane dotyczące zgromadzonych środków (należnego wynagrodzenia) i ich wypłaty – dane Poleconego Użytkownika (gdy jest osobą fizyczną): takie jak wpisany kod polecający lub link polecający, dane identyfikacyjne, data rejestracji, status aktywnego/nieaktywnego użytkownika, informacje dotyczące wykupionych pakietów (planów taryfowych) – przy czym powyższe dane Poleconego Użytkownika będą przekazywane Ambasadorowi w celu weryfikacji przez Ambasadora należnego mu wynagrodzenia z tytułu udziału w Programie Ambasadorskim na zasadach określonych w regulaminie Programu Ambasadorskiego dostępnym na Stronie
• , w tym: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane kontaktowe potencjalnego pełnomocnika wraz ze źródłem umocowania, treść skargi, dalsza korespondencja związana ze skargą
• w przypadku wyrażenia zgody
• webinariach, szkoleniach, w tym dane identyfikacyjne i kontaktowe
• , w tym dane wynikające z profili użytkowników, treści komentarzy/wiadomości
• inne dane dobrowolnie przekazane nam w związku z korzystaniem z Systemu lub naszych usług.

Większość danych, które otrzymujemy, pochodzi bezpośrednio od Państwa. Jeśli jesteście Państwo przedstawicielami firm, może się zdarzyć, że niektóre Państwa dane będą przekazywane przez innych pracowników w Państwa firmie lub przez upoważnionych pełnomocników.

• Cele przetwarzania danych

Państwa dane możemy przetwarzać w następujących celach:

• w celu dostarczenia, utrzymania i doskonalenia naszego Systemu, jego funkcjonalności i usług przez nas świadczonych, w tym w ramach Umowy o Korzystanie z Systemu
• w celu obsługi wydarzeń przez nas organizowanych
• w celu odpowiedzi na Państwa zapytania
• w celu procesowania transakcji
• w celu prowadzenia dodatkowych programów organizowanych przez Check Systems, takich jak np. Program Ambasadorski
• w celu komunikowania się z Państwem w zakresie dotyczącym naszych usług, w tym w związku z wsparciem klienta oraz prowadzeniem profili na social mediach
• w celu obsługi Państwa skarg
• w celu monitorowania i analizowania sposobu korzystania i trendów w celu poprawy funkcjonalności i komfortu użytkowania naszego Systemu
• w celu przekazywania informacji marketingowych i promocyjnych
• w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, którym podlegamy
• w celu dochodzenia roszczeń – jeśli to konieczne – a mianowicie w celu ustalenia, dochodzenia, egzekucji roszczeń oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniach przed sądami i innymi organami
• w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji
• w celu badania satysfakcji Klientów

• Podstawy prawne przetwarzania danych

Możemy przetwarzać Państwa dane w oparciu o następujące podstawy prawne:

• Państwa zgodę
• Wykonanie umowy zawartej z Państwem lub czynności na Państwa żądanie przed zawarciem umowy
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na nas jako na administratorze danych
• Prawnie uzasadniony interes nasz lub innych osób, który jest nadrzędny w stosunku do Państwa interesów lub podstawowych praw i wolności

Sprzeciw: Gdy przetwarzamy Państwa dane w oparciu o nasz lub cudzy prawnie uzasadniony interes, z zastrzeżeniem mających zastosowanie przepisów, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

• Przekazywanie danych poza EOG

Zasadniczo wszystkie operacje przetwarzania danych wykonywane są przez nas w EOG. Może się jednak zdarzyć tak, że niektórzy z naszych dostawców będą transferować dane do krajów poza EOG. W takich przypadkach dbamy, aby transfer danych poza EOG odbywał się w oparciu o odpowiednie podstawy prawne z wykorzystaniem dodatkowych środków ochronnych, gdy jest taka potrzeba. W takich przypadkach będą Państwo mieli prawo do otrzymania kopii stosowanych zabezpieczeń z zastrzeżeniem tajemnic chronionych (w tym tajemnicy przedsiębiorstwa Check Systems) kontaktując się z nami przy wykorzystaniu podanych wyżej danych kontaktowych.

• Przesyłanie i udostępnianie danych

Dane gromadzone za pośrednictwem Systemu mogą zostać udostępnione następującym odbiorcom danych:

• zewnętrznym dostawcom usług, którzy pomagają nam utrzymywać i obsługiwać nasz System i usługi, w tym supportowi technicznemu, hostingodawcom, firmom księgowym
• możemy również korzystać okresowo z wsparcia dostawców usług takich jak organizacja webinarów, wysyłka newsletterów, śledzeniem incydentów bezpieczeństwa i reagowanie na nie, organizacja kampanii marketingowych, badania statystyczne
• podmiotom przetwarzającym płatności i instytucjom finansowym
• organom egzekucyjnym, sądom, organom administracji w sytuacji istnienia odpowiednich obowiązków prawnych oraz postępowań
• podmiotom, do których zgodzili się Państwo przekazać swoje dane osobowe
• profesjonalnym doradcom
• w związku z przystąpieniem do Programy Ambasadorskiego - w przypadku wpisania kodu lub linku polecającego w wyznaczonym miejscu w trakcie rejestracji Konta w Systemie przez Użytkownika Poleconego odbiorcą wskazanych powyżej danych Użytkownika Poleconego będzie Ambasador.

• Przechowywanie danych

Przechowujemy Państwa dane osobowe w formie umożliwiającej identyfikację tak długo, jak to jest konieczne do wypełniania wyżej opisanych celów. Zasadniczo oznacza to przechowywanie Państwa danych osobowych, dopóki:

• dane te są zasadnie wymagane w celu, dla którego je Państwo dostarczyli, tj. przede wszystkim umożliwienia korzystania z funkcjonalności Systemu i kontaktu z Państwem, tj. do czasu upływu 120 dni od daty wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy o Korzystanie z Systemu
• dane te są niezbędne w celu realizacji naszych obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (gdy stosowne przepisy prawa przewidują okres retencji danych, będziemy przechowywać dane w zgodzie z takimi okresami retencji)
• dane te są zasadnie wymagane w celu ochrony naszych praw (co do zasady, będzie to długość okresu przedawnienia roszczeń lub odpowiedzialności)
• zgoda zostanie przez Państwa wycofana, w przypadku, gdy przetwarzając Państwa dane opieramy się na takiej zgodzie, chyba że będziemy mogli przetwarzać takie same Państwa dane w oparciu o inną podstawę prawną dla innych celów.

W przypadku, gdy te same dane osobowe są wykorzystywane do więcej niż jednego celu, będą one przechowywane tak długo, jak będzie wymagała tego realizacja celu wymagającego najdłuższego okresu przechowywania.

• Państwa prawa związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych

Mają Państwo prawo do żądania dostępu do treści danych, żądania uzyskania ich kopii, jak również prawo do żądania ich sprostowania w razie potrzeby. Przysługuje Państwu, w pewnych okolicznościach, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania oraz prawo do żądania ich usunięcia.  Gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe w oparciu o nasz lub cudzy prawnie uzasadniony interes przysługuje Państwu prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z uwagi na swoją szczególną sytuację. W pewnych okolicznościach, (w przypadku, gdy przetwarzamy Państwa dane na podstawie zgody lub umowy) mają Państwo także prawo do żądania przeniesienia danych.

W przypadku wyrażenia zgody na korzystanie przez nas z danych osobowych, maja Państwo prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody uzyskanej przed jej wycofaniem.

Mają Państwo także prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Jeśli mają Państwo zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania przez nas danych, mamy nadzieję, że w pierwszej kolejności zechcą Państwo skontaktować się z nami w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.

Jeśli mają Państwo jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych lub chcieliby Państwo wykonać którekolwiek ze swoich praw związanych z danymi osobowymi, prosimy o kontakt z nami wykorzystując dane kontaktowe podane powyżej lub wykorzystując formularz kontaktowy dostępny na Stronie.

• Informacja o dobrowolności / konieczności podania danych i konsekwencjach ich niepodania

Informacje, których podanie jest wymagane, aby zarejestrować konto w Systemie i korzystać z jego funkcjonalności, zostały oznaczone w specjalny sposób, np. symbolem gwiazdki lub System uniemożliwia przejście dalej bez ich uzupełnienia. Niepodanie takich informacji będzie skutkować niemożnością zarejestrowania konta w Systemie lub korzystania z jego wybranych funkcjonalności. Podanie pozostałych informacji jest dobrowolne.

• Umowa powierzenia przetwarzania Danych Osobowych zawierana z Check Systems

Jeśli są Państwo naszym Klientem i korzystają Państwo z Konta w Aplikacji powierzają Państwo przetwarzanie Danych Osobowych na zasadach wskazanych w Regulaminie i stanowiącej jego integralną część Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

• Aktualizowanie niniejszej Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania i dokonywania zmian w treści niniejszej Polityki Prywatności. W przypadku zmian, które będą miały istotny wpływ na charakter przetwarzania zebranych danych osobowych, powiadomimy o tym Państwa z odpowiednim wyprzedzeniem.